Ngày 27/5/2026, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Hướng dẫn số 05-HD/VPTW về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Hướng dẫn này nhằm thực hiện Quy định số 399-QĐ/TW ngày 09/01/2026 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, qua đó đánh dấu bước chuyển quan trọng trong tư duy quản trị, tạo nền tảng xây dựng nền hành chính Đảng hiện đại, chuyên nghiệp và thích ứng với yêu cầu chuyển đổi số.
Phạm vi điều chỉnh của Hướng dẫn số 05-HD/VPTW là thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản giấy và văn bản điện tử của Đảng. Các văn bản chứa bí mật nhà nước thực hiện theo Hướng dẫn này và các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.Văn bản chuyên ngành, văn bản khi in thành sách và các ấn phẩm khác không thuộc phạm vi điều chỉnh của Hướng dẫn này.Hướng dẫn số 05-HD/VPTW áp dụng với đối tượng là các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng từ Trung ương đến chi bộ. Các tổ chức, cơ quan hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng Hướng dẫn này.
So với Hướng dẫn số 36-HD/VPTW năm 2018, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW chứa đựng nhiều điểm mới mang tính đột phá, thể hiện rõ xu hướng chuẩn hóa, đồng bộ hóa và số hóa hoạt động văn thư trong toàn hệ thống chính trị, cụ thể như sau:
Thứ nhất, mở rộng phạm vi điều chỉnh và xác định rõ đối tượng áp dụng, bảo đảm tính thống nhất trong toàn hệ thống tổ chức đảng
Một trong những điểm mới đáng chú ý của Hướng dẫn số 05-HD/VPTW là việc mở rộng phạm vi điều chỉnh không chỉ đối với văn bản giấy truyền thống mà còn bao quát cả văn bản điện tử. Nếu như Hướng dẫn số 36-HD/VPTW năm 2018 được xây dựng chủ yếu trên nền tảng xử lý văn bản theo phương thức truyền thống thì Hướng dẫn số 05-HD/VPTW đã phản ánh rõ xu thế chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng.
Đồng thời, Hướng dẫn mới đã xác định cụ thể đối tượng áp dụng là các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng từ Trung ương đến chi bộ, qua đó tạo sự thống nhất trong tổ chức thực hiện. Đáng chú ý, đối với các tổ chức, cơ quan hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW xác định rõ không thuộc phạm vi điều chỉnh, qua đó tạo nên sự phân định rành mạch về mặt pháp lý, khắc phục những cách hiểu chưa thống nhất trong quá trình vận dụng trước đây.
Việc mở rộng phạm vi điều chỉnh không đơn thuần là sự thay đổi về kỹ thuật lập quy mà còn phản ánh tư duy quản trị mới, lấy tính thống nhất, đồng bộ và khả năng liên thông dữ liệu làm nền tảng cho quá trình xây dựng nền hành chính Đảng hiện đại.
Thứ hai, hoàn thiện cơ sở pháp lý đối với chữ ký số và văn bản điện tử, tạo nền tảng cho xây dựng văn phòng số trong các cơ quan đảng
Có thể khẳng định, những quy định về chữ ký số và văn bản điện tử là một trong những nội dung mang tính đột phá nhất của Hướng dẫn số 05-HD/VPTW.
Nếu như Hướng dẫn số 36-HD/VPTW chủ yếu được thiết kế trên cơ sở văn bản giấy với chữ ký trực tiếp và con dấu truyền thống thì Hướng dẫn số 05 đã từng bước xác lập địa vị pháp lý của văn bản điện tử thông qua việc quy định cụ thể về hình thức, vị trí và kỹ thuật trình bày chữ ký số của cá nhân và chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
Theo đó, chữ ký số cá nhân được chuẩn hóa với màu xanh, định dạng PNG nền trong suốt và được bố trí cân đối giữa chức vụ và họ tên người ký. Chữ ký số của cơ quan được thể hiện bằng hình ảnh con dấu màu đỏ với kích thước tương ứng với dấu thực tế, bảo đảm tính thống nhất giữa môi trường truyền thống và môi trường số.
Đặc biệt, việc bổ sung riêng các vị trí dành cho chữ ký số của cá nhân và cơ quan trong sơ đồ bố trí thể thức văn bản đã cho thấy sự thay đổi căn bản trong tư duy quản lý, chuyển từ mô hình xử lý văn bản thủ công sang mô hình quản trị văn bản trên nền tảng số.
Đây chính là bước đi quan trọng nhằm hiện thực hóa mục tiêu xây dựng "văn phòng không giấy", thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số trong các cơ quan đảng.
Thứ ba, mở rộng các hình thức sao văn bản trên môi trường điện tử, đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác dữ liệu trong thời đại số
Một điểm mới có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc của Hướng dẫn số 05 là lần đầu tiên bổ sung quy định về việc sao sang văn bản điện tử.
Khác với Hướng dẫn số 36 chỉ giới hạn ở ba hình thức sao truyền thống gồm sao y, sao lục và trích sao, Hướng dẫn số 05 đã mở rộng khái niệm bản sao theo hướng phù hợp với xu thế số hóa, cho phép thực hiện việc chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và ngược lại.
Quá trình này được thực hiện thông qua việc số hóa văn bản giấy, kết hợp với chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan thực hiện việc sao văn bản, qua đó bảo đảm giá trị pháp lý của tài liệu trên môi trường điện tử.
Những quy định mới này không chỉ góp phần hoàn thiện hành lang pháp lý cho việc lưu trữ, khai thác và trao đổi văn bản trên hệ thống mạng thông tin diện rộng của Đảng mà còn tạo tiền đề quan trọng cho việc xây dựng kho dữ liệu điện tử, từng bước chuyển từ phương thức quản lý hồ sơ giấy sang quản trị dữ liệu số.
Thứ tư, chuẩn hóa hệ thống chữ viết tắt của các cơ quan, tổ chức, góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn Đảng
Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc chuẩn hóa dữ liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nhận thức rõ yêu cầu đó, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW đã bổ sung, hoàn thiện hệ thống chữ viết tắt đối với nhiều cơ quan, đơn vị, ban chỉ đạo, tiểu ban và tổ chức trong hệ thống chính trị.
Việc bổ sung các ký hiệu như HVCTQGHCM, VHLKHXHVN, TTXVN, BCĐ, TB... không chỉ nhằm bảo đảm sự thống nhất về mặt thể thức văn bản mà còn phục vụ yêu cầu quản lý dữ liệu, đăng ký số văn bản và tra cứu thông tin một cách khoa học, chính xác. Xa hơn, đây chính là cơ sở quan trọng để xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, tăng cường khả năng liên thông, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan trong hệ thống chính trị, đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại trong kỷ nguyên số.
Thứ năm, hoàn thiện các quy định về kỹ thuật trình bày văn bản theo hướng khoa học, linh hoạt và phù hợp với yêu cầu số hóa
Bên cạnh việc kế thừa những quy định còn phù hợp của Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, Hướng dẫn số 05 đã có nhiều điều chỉnh mang tính kỹ thuật nhưng chứa đựng ý nghĩa thực tiễn sâu sắc.
Khoảng cách dòng được quy định linh hoạt từ 18pt đến 22pt thay vì cố định như trước đây, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình bày các loại văn bản có đặc điểm khác nhau. Đồng thời, Hướng dẫn mới cũng quy định cụ thể việc định lề đối với trường hợp in hai mặt, bảo đảm tính khoa học và thuận tiện trong quá trình lưu trữ, đóng quyển hồ sơ.
Đáng chú ý, việc bổ sung quy định ghi đầy đủ cấp hành chính trước địa danh đối với các địa danh mang tên người hoặc có một âm tiết không chỉ góp phần bảo đảm tính chính xác mà còn nâng cao khả năng nhận diện và chuẩn hóa dữ liệu địa lý trong hệ thống thông tin điện tử.
Những sửa đổi này cho thấy yêu cầu ngày càng cao về tính chuẩn hóa và khả năng tích hợp dữ liệu trong môi trường quản trị số.
Thứ sáu, xác lập rõ trách nhiệm của từng chủ thể trong quy trình văn bản, tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong công tác văn phòng cấp ủy
Một điểm tiến bộ nổi bật của Hướng dẫn số 05-HD/VPTW là quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận tham gia vào quá trình soạn thảo, thẩm định, ký ban hành và phát hành văn bản.
Nếu như trước đây trách nhiệm đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa được phân định một cách cụ thể thì nay Chánh Văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng được xác định là chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc thẩm định thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình ký. Người soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm thực hiện đúng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Người được giao nhiệm vụ văn thư cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, phát hành.
Việc quy định rõ trách nhiệm của người soạn thảo, người ký văn bản, bộ phận văn thư và người đứng đầu cơ quan đã tạo nên cơ chế kiểm soát nhiều tầng, góp phần hạn chế sai sót, nâng cao chất lượng văn bản và tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động của các cấp ủy, tổ chức đảng. Đây chính là biểu hiện sinh động của việc chuyển từ phương thức quản lý dựa trên kinh nghiệm sang phương thức quản trị theo quy trình, lấy trách nhiệm cá nhân và tính chuyên nghiệp làm trung tâm.
Có thể nói, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW không chỉ là văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, mà còn là một bước hoàn thiện quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính trong Đảng. Việc nghiên cứu, quán triệt và thực hiện nghiêm túc Hướng dẫn số 05-HD/VPTW sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động của các cấp ủy, tổ chức đảng; đồng thời tạo nền tảng quan trọng để xây dựng nền hành chính Đảng hiện đại, chuyên nghiệp, thích ứng với yêu cầu chuyển đổi số và hội nhập trong giai đoạn phát triển mới của đất nước.
Bích Hà
Chi bộ 9, Đảng bộ VKSND TP Cần Thơ
.png)
