Giữa quy định của pháp luật và thực tế áp dụng trong việc sử dụng bản sao được chứng thực còn khác nhau.
Nghị định số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 quy định cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định tại Khoản 1, 2 Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực:
“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.
Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015 nói trên đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:
Một là bản sao có giá trị không thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị không thời hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
Hai là bản sao có thời hạn nhất định: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, giấy phép lái xe ô tô… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Tuy nhiên, nhiều nơi tiếp nhận hồ sơ đối với các bản sao được chứng thực từ bản chính như bằng cử nhân, giấy phép lái mô tô lại yêu cầu bản sao phải được chức thực trong thời gian 06 tháng. Yêu cầu như vậy là không đúng quy định, gây phiền hà cho người dân.
