Theo đó, Điều 48 Quy chế công tác kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự, gọi tắt là Quy chế 501 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2018) quy định: Khi thực hiện nhiệm vụ công tác kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau: Phải tiến hành thường xuyên, theo dõi đầy đủ, kịp thời từng trường hợp đang bị tạm giữ, tạm giam và chấp hành án; Theo dõi chặt chẽ diễn biến trong việc tạm giữ, tạm giam, thi hành án hình sự theo quy định của pháp luật; Theo dõi, quản lý tình hình chấp hành pháp luật trong việc tạm giữ, tạm giam, thi hành án hình sự của nhà tạm giữ, trại tạm giam, buồng tạm giữ thuộc Đồn biên phòng, cơ quan thi hành án hình sự, cơ quan, tổ chức được giao một số nhiệm vụ thi hành án hình sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; Theo dõi, quản lý tình hình hoãn, miễn chấp hành, giảm thời hạn, tạm đình chỉ hoặc miễn chấp hành phần thời gian áp dụng biện pháp xử lý hành chính còn lại của Tòa án; Và những thông tin, diễn biến khác trong việc tạm giữ tạm giam, thi hành án hình sự.
Tuy nhiên, để việc quản lý và xử lý tình hình tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự theo những yêu cầu trên đạt hiệu quả, có chất lượng thì đòi hỏi phải được thực hiện thông qua hệ thống hồ sơ, tài liệu, sổ ghi chép, theo dõi tình hình chấp hành pháp luật.
Theo quy định tại Điều 50 Quy chế 501 thì trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác kiểm sát tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự, Viện kiểm sát cần phải lập các hồ sơ, tài liệu theo dõi tình hình bao gồm:
1. Hồ sơ về người bị tạm giữ, người bị tạm giam, phạm nhân trốn, chết, phạm tội mới; Hồ sơ hoãn, miễn, giảm thời hạn, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù, tha tù trước thời hạn có điều kiện;
2. Hồ sơ theo dõi việc khiếu nại, kiến nghị; Hồ sơ kháng nghị việc hoãn, miễn chấp hành, giảm thời hạn, tạm đình chỉ hoặc miễn chấp hành phần thời gian áp dụng biện pháp xử lý hành chính còn lại của Tòa án;
3. Hồ sơ kháng nghị các quyết định về thi hành án hình sự;
4. Hồ sơ về vụ việc có dấu hiệu tội phạm;
5. Các tài liệu được thu thập trong quá trình kiểm sát tại Tòa án, buồng tạm giữ thuộc Đồn biên phòng, nhà tạm giữ, trại tạm giam; Cơ quan thi hành án hình sự, cơ quan, tổ chức được giao một số nhiệm vụ thi hành án hình sự trong tạm giữ, tạm giam, thi hành án hình sự nếu không thuộc các tài liệu phải đưa vào hồ sơ vừa nêu trên.
Song song đó, nếu phát hiện vi phạm thì kiểm sát viên, kiểm tra viên có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ vào sổ theo dõi hoặc lập hồ sơ theo quy định, đồng thời tổng hợp, phân tích những vi phạm, xác định nguyên nhân, điều kiện dẫn đến vi phạm để kịp thời đề ra biện pháp xử lý, khắc phục./.
Tuy nhiên, để việc quản lý và xử lý tình hình tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự theo những yêu cầu trên đạt hiệu quả, có chất lượng thì đòi hỏi phải được thực hiện thông qua hệ thống hồ sơ, tài liệu, sổ ghi chép, theo dõi tình hình chấp hành pháp luật.
Theo quy định tại Điều 50 Quy chế 501 thì trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác kiểm sát tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự, Viện kiểm sát cần phải lập các hồ sơ, tài liệu theo dõi tình hình bao gồm:
1. Hồ sơ về người bị tạm giữ, người bị tạm giam, phạm nhân trốn, chết, phạm tội mới; Hồ sơ hoãn, miễn, giảm thời hạn, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù, tha tù trước thời hạn có điều kiện;
2. Hồ sơ theo dõi việc khiếu nại, kiến nghị; Hồ sơ kháng nghị việc hoãn, miễn chấp hành, giảm thời hạn, tạm đình chỉ hoặc miễn chấp hành phần thời gian áp dụng biện pháp xử lý hành chính còn lại của Tòa án;
3. Hồ sơ kháng nghị các quyết định về thi hành án hình sự;
4. Hồ sơ về vụ việc có dấu hiệu tội phạm;
5. Các tài liệu được thu thập trong quá trình kiểm sát tại Tòa án, buồng tạm giữ thuộc Đồn biên phòng, nhà tạm giữ, trại tạm giam; Cơ quan thi hành án hình sự, cơ quan, tổ chức được giao một số nhiệm vụ thi hành án hình sự trong tạm giữ, tạm giam, thi hành án hình sự nếu không thuộc các tài liệu phải đưa vào hồ sơ vừa nêu trên.
Song song đó, nếu phát hiện vi phạm thì kiểm sát viên, kiểm tra viên có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ vào sổ theo dõi hoặc lập hồ sơ theo quy định, đồng thời tổng hợp, phân tích những vi phạm, xác định nguyên nhân, điều kiện dẫn đến vi phạm để kịp thời đề ra biện pháp xử lý, khắc phục./.
