Trong quá trình giải quyết các vụ án dân sự, đặc biệt là tranh chấp quyền sử dụng đất, việc thu thập, cung cấp tài liệu, chứng cứ từ các cơ quan, tổ chức có liên quan giữ vai trò đặc biệt quan trọng, mang tính quyết định đến việc giải quyết vụ án một cách khách quan, toàn diện và đúng pháp luật.
Tuy nhiên, qua thực tiễn kiểm sát hoạt động tố tụng dân sự cho thấy, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, thiếu sót trong việc thực hiện nghĩa vụ này, gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ và chất lượng giải quyết vụ án. Điển hình là vụ án tranh chấp quyền sử dụng đất giữa các đương sự tại xã Phụng Hiệp, thành phố Cần Thơ, có thể thấy rõ những bất cập trong việc phối hợp cung cấp tài liệu, chứng cứ của cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương.
Mặc dù Tòa án đã có văn bản yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến nguồn gốc, quá trình quản lý, sử dụng đất - những tài liệu có ý nghĩa then chốt trong việc giải quyết vụ án - nhưng cơ quan có trách nhiệm lại không cung cấp đầy đủ, đúng nội dung và đúng thời hạn theo quy định.
Ảnh minh hoạ: Phiên toà dân sự tại VKSND Khu vực 13
Trên thực tế thực trạng này không phải là cá biệt mà diễn ra khá phổ biến ở nhiều địa phương, thể hiện ở một số dạng vi phạm chủ yếu như: cung cấp thông tin không đúng yêu cầu; cung cấp không đầy đủ tài liệu đang quản lý; chậm trễ trong việc phản hồi; hoặc thậm chí không có văn bản trả lời chính thức theo quy định. Đáng chú ý, trong nhiều trường hợp, cơ quan được yêu cầu đã nhận thức được nghĩa vụ nhưng việc tổ chức thực hiện lại chưa nghiêm túc, thiếu sự kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm đến cùng.
Nguyên nhân của tình trạng trên xuất phát từ nhiều yếu tố. Trước hết là do nhận thức pháp luật của một bộ phận cán bộ, công chức về nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ chưa đầy đủ, chưa thấy hết được vai trò và trách nhiệm pháp lý của mình trong hoạt động tố tụng. Bên cạnh đó, công tác quản lý hồ sơ địa chính, tài liệu lưu trữ ở một số địa phương còn thiếu chặt chẽ, chưa được cập nhật kịp thời, đặc biệt trong bối cảnh sáp nhập địa giới hành chính dẫn đến việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ chưa đồng bộ. Ngoài ra, cơ chế phối hợp giữa các cơ quan tiến hành tố tụng và cơ quan quản lý nhà nước còn thiếu hiệu quả; việc phân công, ủy quyền thực hiện nhiệm vụ chưa rõ ràng, thiếu kiểm tra, giám sát nên dễ dẫn đến sai sót.
Hệ quả của việc không cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu, chứng cứ là rất nghiêm trọng. Trước hết, nó làm ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định sự thật khách quan của vụ án, dẫn đến việc Tòa án không có đủ căn cứ để giải quyết đúng đắn, thậm chí có thể làm phát sinh sai lầm trong bản án. Thực tế đã ghi nhận trường hợp bản án bị kháng nghị, hủy để xét xử lại do vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng xuất phát từ việc thiếu chứng cứ quan trọng. Đồng thời, quyền và lợi ích hợp pháp của các đương sự không được bảo đảm đầy đủ, kéo dài thời gian giải quyết vụ án, làm giảm niềm tin của người dân vào hoạt động tư pháp.
Trên cơ sở đó, việc ban hành kiến nghị yêu cầu khắc phục và phòng ngừa vi phạm là cần thiết, mang ý nghĩa không chỉ đối với vụ việc cụ thể mà còn có giá trị chung trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và hoạt động tố tụng dân sự. Để khắc phục tình trạng này VKSND Khu vực 13 đã ban hành kiến nghị số 19/KN-VKS ngày 13/4/2026 yêu cầu UBND xã Phụng Hiệp cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp trọng tâm.
Thứ nhất, tăng cường công tác quán triệt, phổ biến pháp luật, đặc biệt là các quy định về nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự. Việc nâng cao nhận thức là yếu tố nền tảng để bảo đảm thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm.
Thứ hai, đề cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc tổ chức thực hiện yêu cầu của Tòa án và Viện kiểm sát; đồng thời thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với công chức được giao nhiệm vụ nhằm tránh tình trạng buông lỏng quản lý.
Thứ ba, chú trọng hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là lĩnh vực đất đai; bảo đảm việc lưu trữ, cập nhật thông tin được đầy đủ, chính xác, phục vụ kịp thời cho hoạt động tố tụng khi có yêu cầu.
Thứ tư, tăng cường phối hợp liên ngành giữa các cơ quan tiến hành tố tụng và cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương; thiết lập cơ chế trao đổi thông tin nhanh chóng, hiệu quả nhằm hạn chế tình trạng chậm trễ hoặc cung cấp sai lệch thông tin.
Thứ năm, kịp thời tổ chức kiểm điểm, rút kinh nghiệm đối với các trường hợp vi phạm; xử lý nghiêm theo quy định đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ.
Có thể khẳng định rằng, việc bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu, chứng cứ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là trách nhiệm chính trị của các cơ quan nhà nước trong việc góp phần bảo vệ công lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Do đó, việc thực hiện nghiêm túc các kiến nghị phòng ngừa vi phạm là yêu cầu cấp thiết, góp phần nâng cao chất lượng giải quyết vụ án dân sự, tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và củng cố niềm tin của nhân dân đối với hệ thống tư pháp.
Xuân Phước
VKSND Khu vực 13
